Меню
16+

Сельское поселение Кебячевский сельсовет

01.07.2011 02:00 Пятница
Если Вы заметили ошибку в тексте, выделите необходимый фрагмент и нажмите Ctrl Enter. Заранее благодарны!

Об утверждении Правил делопроизводства в администрации

  • Полное наименование:
    Об утверждении Правил делопроизводства в администрации сельского поселения Кебячевский сельсоветмуниципального района Аургазинский районРеспублики Башкортостан
  • Статусы:
    Принятые документы | Утвержден
  • Категория:
    Постановления Администрации
  • № документа:
    11
  • Дата принятия:
    01.07.2011
  • Дата размещения:
    01.07.2011

Текстовое представление

ПРАВИЛА

делопроизводства в администрации

сельского поселения Кебячевский сельсовет

муниципального района Аургазинский район



I. Общие положения



    1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район.

    2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

    3. Управляющий делами администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района на основе настоящих Правил по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района разрабатывает Инструкцию по делопроизводству.

    

II. Основные понятия



    4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

    документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

    делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации муниципального района;

    документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации муниципального района;

    электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

    документооборот – движение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;



2



    копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющие юридической силы;

    регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

    номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации муниципального района, с указанием сроков их хранения;

    дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации муниципального района;

    служба делопроизводства – структурное подразделение администрации муниципального района, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях и отделах администрации муниципального района.



III. Создание документов в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район



    5. Документы, создаваемые в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм, только копии документов) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

    6. Бланки администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

    7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – вернее и нижнее.

    8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации муниципального района, являются:

    а) Государственный герб Республики Башкортостан или герб муниципального района Аургазинский район;

    б) наименование администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район на государственных языках Республики Башкортостан;

    в) должность лица, подписавшего документ;

    г) подпись должностного лица;

    д) вид документа;

    е) место составления (издания) документа;

    ж) справочные данные об органе администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района;

3

    з)адресат;

    и) дата документа;

    к) регистрационный номер документа;

    л) наименование документа;

    м) текст документа;

    н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

    о) отметка о наличии приложений;

    п) гриф согласования;

    р) гриф утверждения;

    с) виза;

    т) оттиск печати;

    у) отметка о заверении копии;

    ф) отметка об исполнителе;

    х) указания по исполнению документа;

    ц) отметка о контроле документа;

    ч) отметка об исполнении документа;

    ш) отметка о конфиденциальности.



    9. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

    10. Согласование документа в администрации муниципального района оформляется визой уполномоченного должностного лица или оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.



IV. Требования к организации документооборота

в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет

муниципального района

Аургазинский район



11. В документообороте администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

    12. В администрации муниципального района доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

    13. Документы, поступающие в администрацию сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

    14. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4

    15. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий день.

    16. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации муниципального района.

    17. Зарегистрированные документы передаются управляющим делами администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района на рассмотрение главе сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района. Документы с указанием по исполнению передаются управляющей делами исполнителям.

    18. Подлинник документа остается у управляющей а копия передается исполнителю.

    19. Документы после подписания главой сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район передаются управляющему делами для регистрации и отправки.

    20. Управляющий делами осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документов рассылке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

    21. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий день.

22. Передача документов между структурными подразделениями администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района осуществляется после регистрации управляющим делами.

23. В администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района управляющим делами ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управляющим делами и представляются главе сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района в установленном порядке.

24. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района используются обязательные сведения о документах:

а) адресант

б) адресат

в) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

г) вид документа

д) дата документа

е) номер документа

ж) дата поступления документа

з) входящий номер документа

и) ссылка на исходящий номер и дату документа

к) наименование текста

л) индекс дела

м) сведения о переадресации документа

н) количество листов основного документа

5

о) количество приложений

п) общее количество листов приложений

р) указания по исполнению документа

с) должность, фамилия и инициалы исполнителя

т) отметка о конфиденциальности





V. Документальный фонд администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района



    25. Администрация сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района:

    а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

    б) разрабатывает и утверждает по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района номенклатуру дел, образующихся в процессе его деятельности;

    26. Формирование документального фонда администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет осуществляется управляющим делами путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивный отдел администрации.

    27. Номенклатура дел администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет:

    а) составляется управляющей делами на основе номенклатур дел структурных подразделений;

    б) утверждается главой сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

    в) один раз в пять лет согласовывается архивным отделом администрации муниципального района;

    г) в случае изменения функций и структуры администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района подлежит согласованию архивным отделом администрации муниципального района.

    28. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района являются наименования структурных подразделений администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района.

29. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

30. Дела со дня их формирования до передачи в архив или их уничтожения хранятся в структурных подразделениях администрации по месту их формирования.





6

31. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на рабочий день, ежедневно в конце рабочего дня подлежат возврату.

Иным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы сельского поселения Кебячевский сельсовет или управляющим делами администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района.

32. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах изъятия подлинника.

33. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня их хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив администрации производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях администрации. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

34. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

35. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации муниципального района определяется Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.



VI. Особенности работы с электронными документами

в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет

муниципального района



    36. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района.

    37. Для подписания электронных документов администрации муниципального района используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

    38. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

    39. Прием и отправка электронных документов осуществляется служащими администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет.

    40. При получении электронных документов осуществляются проверка подлинности электронной цифровой подписи.



7

    41. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главе сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

    42. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации.

    43. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

    44. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

    45. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

    46. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации муниципального района, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Добавить комментарий

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные и авторизованные пользователи. Комментарий появится после проверки администратором сайта.

67