Герб

Официальный сайт
Администрации сельского поселения
Кебячевский сельсовет
муниципального района Аургазинский район
Республики Башкортостан

№11 от 01.07.2011 Об утверждении Правил делопроизводства в администрации

ПРАВИЛА

делопроизводства в администрации

сельского поселения Кебячевский сельсовет

муниципального района Аургазинский район

I. Общие положения

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp3. Управляющий делами администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района на основе настоящих Правил по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района разрабатывает Инструкцию по делопроизводству.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp

II. Основные понятия

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдокументирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspделопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации муниципального района-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдокумент – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации муниципального района-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspэлектронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдокументооборот – движение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки-

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа-

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа-

2

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspкопия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющие юридической силы-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspрегистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspноменклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации муниципального района, с указанием сроков их хранения-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации муниципального района-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspслужба делопроизводства – структурное подразделение администрации муниципального района, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях и отделах администрации муниципального района.

III. Создание документов в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp5. Документы, создаваемые в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм, только копии документов) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp6. Бланки администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – вернее и нижнее.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации муниципального района, являются:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspа) Государственный герб Республики Башкортостан или герб муниципального района Аургазинский район-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspб) наименование администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район на государственных языках Республики Башкортостан-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspв) должность лица, подписавшего документ-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspг) подпись должностного лица-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspд) вид документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspе) место составления (издания) документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspж) справочные данные об органе администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района-

3

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspз)адресат-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspи) дата документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspк) регистрационный номер документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspл) наименование документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspм) текст документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspн) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspо) отметка о наличии приложений-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspп) гриф согласования-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspр) гриф утверждения-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspс) виза-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspт) оттиск печати-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspу) отметка о заверении копии-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspф) отметка об исполнителе-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspх) указания по исполнению документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspц) отметка о контроле документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspч) отметка об исполнении документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspш) отметка о конфиденциальности.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp9. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp10. Согласование документа в администрации муниципального района оформляется визой уполномоченного должностного лица или оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота

в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет

муниципального района

Аургазинский район

11. В документообороте администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая)-

б) отправляемая документация (исходящая)-

в) внутренняя документация.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp12. В администрации муниципального района доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp13. Документы, поступающие в администрацию сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp14. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp15. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий день.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp16. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации муниципального района.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp17. Зарегистрированные документы передаются управляющим делами администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района на рассмотрение главе сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района. Документы с указанием по исполнению передаются управляющей делами исполнителям.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp18. Подлинник документа остается у управляющей а копия передается исполнителю.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp19. Документы после подписания главой сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района Аургазинский район передаются управляющему делами для регистрации и отправки.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp20. Управляющий делами осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документов рассылке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp21. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий день.

22. Передача документов между структурными подразделениями администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района осуществляется после регистрации управляющим делами.

23. В администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района управляющим делами ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управляющим делами и представляются главе сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района в установленном порядке.

24. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района используются обязательные сведения о документах:

а) адресант

б) адресат

в) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

г) вид документа

д) дата документа

е) номер документа

ж) дата поступления документа

з) входящий номер документа

и) ссылка на исходящий номер и дату документа

к) наименование текста

л) индекс дела

м) сведения о переадресации документа

н) количество листов основного документа

5

о) количество приложений

п) общее количество листов приложений

р) указания по исполнению документа

с) должность, фамилия и инициалы исполнителя

т) отметка о конфиденциальности

V. Документальный фонд администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp25. Администрация сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspа) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspб) разрабатывает и утверждает по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района номенклатуру дел, образующихся в процессе его деятельности-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp26. Формирование документального фонда администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет осуществляется управляющим делами путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивный отдел администрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp27. Номенклатура дел администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspа) составляется управляющей делами на основе номенклатур дел структурных подразделений-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspб) утверждается главой сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspв) один раз в пять лет согласовывается архивным отделом администрации муниципального района-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspг) в случае изменения функций и структуры администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района подлежит согласованию архивным отделом администрации муниципального района.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp28. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района являются наименования структурных подразделений администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района.

29. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

30. Дела со дня их формирования до передачи в архив или их уничтожения хранятся в структурных подразделениях администрации по месту их формирования.

6

31. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на рабочий день, ежедневно в конце рабочего дня подлежат возврату.

Иным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы сельского поселения Кебячевский сельсовет или управляющим делами администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района.

32. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах изъятия подлинника.

33. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня их хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив администрации производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях администрации. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

34. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

35. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации муниципального района определяется Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.

VI. Особенности работы с электронными документами

в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет

муниципального района

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp36. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp37. Для подписания электронных документов администрации муниципального района используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp38. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp39. Прием и отправка электронных документов осуществляется служащими администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp40. При получении электронных документов осуществляются проверка подлинности электронной цифровой подписи.

7

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp41. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главе сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp42. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp43. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp44. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp45. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации сельского поселения Кебячевский сельсовет муниципального района в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp46. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации муниципального района, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.